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重庆大学关于在华举办国际会议管理办法
发布时间:2017-01-19 作者: 浏览次数:

重庆大学关于在华举办国际会议管理办法

为进一步规范我校举办国际会议的管理工作,根据教育部有关规定,为进一步加强管理、严格规范在我校举办国际会议的相关工作,特制定本管理办法。

一、举办国际会议的原则

1、举办国际应该符合我国的根本利益和国情,符合我国外交全局和对外工作的实际需要。坚持以我为主,为我所用,目的明确。严密防范有的国家以举办国际会议为名对我国进行意识形态渗透和情报工作。

2、对于有利于促进我国教育、科学事业发展,有利于提高我国国际声望和维护国家利益,并按照国际组织要求规定我国有义务举办的国际会议,以及确有较高专业水平的自然科学技术领域的学术性国际会议可以积极举办。对于一般性的国际会议,以及依照有关规定不宜举办的国际会议,不宜举办。依照有关规定不得举办的国际会议,不得举办。

二、国际会议管理办法

1、外事部门归口管理。

重庆大学必须将在校举办国际会议的管理工作归口外事部门统一管理,避免外事工作多头负责。学校党委及主管校领导要高度重视,大力加强对外事部门工作的支持和指导。

2、会议类型:

a. 外宾人数在100人以下或者会议总人数在400人以下的一般性国际会议;和外宾人数在300人以下或者会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议,由学校外事部门审拟,经学校领导签字后加盖学校公章,送至教育部审批;

b. 外宾人数在100人以上或者会议总人数在400人以上的一般性国际会议;和外宾人数在300人以下或者会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议,由学校外事部门审拟,经学校领导签字后加盖学校公章,送至教育部审核,再报请国务院审批。

3、计划预报制度

a. 需教育部审批的国际会议计划,上半年会议应于前一年9月底送达教育部;下半年会议应于当年2月底送达教育部;

b. 需报请国务院审批的国际会议计划,应于每年9月底送达教育部。

c. 不涉及敏感政治问题,且外宾人数在30人以下的小型自然科学技术国际会议,可不预报计划,但必须按要求至少提前3个月报批。

4、报批要求

a. 举办国际会议必须一事一报。

b. 需报请国务院审批或需向其它部委征求意见的国际会议,必须在对外宣布前5个月将书面请示送达教育部;

c. 需教育部审批的国际会议,必须在对外宣布前4个月将书面请示送达教育部。

d. 学院向学校外事部门的请示文件中应包括以下内容:会议名称,会议时间和地点,主办机构,会议规模,会议背景,会议目的,会议主要内容,会议组织工作,会议经费。如有台湾学者参会,需另外专门说明,包括其个人简介,参会背景,会议投稿内容。加盖学院公章并领导签字。

e. 学校外事部门应发挥一级审核部门的作用,经校领导同意后加盖学校公章,上报教育部。如有台湾学者参会,应同时抄报重庆市台办。

f. 不得为提高会议规格随意使用“峰会”,“国际论坛”,“世界大会”,“高层会议”等称谓,严禁借办会之名建立常设“秘书处”等机构。

5、会议管理工作

a. 经批准举办的国际会议,在筹办,举行阶段,外事部门应参与和指导,发现问题及时处理,出现严重问题及时上报教育部;

b. 各学院或承办单位在筹办国际会议的过程中,及时向学校外事部门报告进展情况。外事部门协助承办单位为参会外籍人员办理来华签证事宜。

c. 禁止利用国际会议搞公费旅游,重复宴请,大吃大喝,赠送高档礼品。禁止以营利为目的举办国际会议,不得利用国际会议之名搞创收,损害学校形象。

6、会后总结工作

在会议结束后2个月内,各承办单位将材料报送学校外事部门,包括:会前的各轮通知和会议程序手册,所有与会代表名单(含姓名,性别,国籍,工作单位,身份),学校领导发言的正式文本,论文集(电子文本一起),会议经费决算表,会议工作总结和相关照片,会议学术总结。

会议学术总结在报送外事部门的同时,需向教育部主办的《国际学术动态》杂志投稿。

7、会议经费方案

原则上国际会议经费由各二级单位自筹。学校经教育部审批的国际会议纳入经费资助范围。

三、其他规定

1、学校各部门或个人拟组织进行除上述第二条第五款以外的有外国人士或港、澳、台人士参加的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等,参照举办国际会议校内审批程序。

2、学校外事、科研、纪检监察、财务、审计等相关职能部门共同加强对国际会议的监督和检查,对违反外事纪律和财务规定的部门和个人要依照规定处理。

四、附则

本办法自印发之日起施行,此前已印发的有关规定凡与本办法相抵触的,以本办法为准。