信息名称: 重庆大学学生档案管理制度(试行) 发布机构: 校长办公室
生成日期: 2002-05-08 信息类别: 图书档案

      重庆大学学生档案管理制度(试行)

      一、学生档案管理的基本原则

      学生档案工作是为学校教学工作、组织工作、学生管理工作服务。学生档案工作应坚持三个负责(即对学生负责,对学校负责,对社会负责),三个服务(即为学生服务,为学校各部门服务,为社会服务),三个有利(即对学生有利,对学校有利,对社会有利)的原则。

      二、学生档案管理制度

      学生档案管理体制、机构。建立由档案馆、学工部、教务处、组织部、各学院的专、兼职学生档案管理人员组成的学生档案管理工作网络。

      学生档案管理的规章制度。即:《新生档案归档办法》、《在校生档案管理办法》、《毕业生档案投递工作意见》

      (一)新生档案归档办法

      1.招生人员到现场招生的省、市,招生人员应在招生工作结束后立即以机要件形式将新生档案寄回学校。

      2.采取远程录取的学生,如档案分别由省、市招办寄档,就读中学寄档,各地区、县招办寄档,新生录取名册(包括软盘),在新生军训结束后由校招生办公室统一将档案和录取名册(包括软盘)交档案馆归档。

      3.远程录取的学生如档案由自己带交,拟由各学院统一按班收齐并交校招办审核后移交档案馆归档。

      4.远程录取的学生,如果没有档案,由校招办通知各学院转告学生本人。请学生本人联系当地有关部门将档案寄到学校招办再移交档案馆归档。

      5.新生因故退档应在校招办办理有关手续后由档案馆负责办理。

      (二)在校生档案管理办法

      1.编制学生档案检索工具,便于查阅、利用。

      2.学生转学、转专业、休学、复学、留级的有关文件,有关部门应及时送档案馆,以便装入该生档案中。

      3.学生退学,教务处、学工部在为学生办理有关退学手续后,应将退学通知和成绩及时送档案馆,以便转递档案。

      4.学生政审,由学生所在党支部指派至少两名中共正式党员(至少一名教工党员),持组织介绍信前来查档。

      5.学生入党材料,拟请组织部门在每学期末交回学生所在的二级单位党组织,并由院系有关人员来档案馆装袋。

      6.党员转正需借阅学生档案,应由学生所在党支部委员(教工)持组织介绍信前来办理。

      (三)毕业生档案投递工作意见

      1.学生毕业时,各学院应将其档案材料(学籍、入团入党材料、报到证、毕业生登记表、体检表、政审表、奖惩材料)收齐整理,并由辅导员统一到档案馆装袋。

      2.毕业生就业方案(包括软盘)应在学生毕业离校前两周由校就业办送档案馆,就业协议在学生毕业离校前两周由院系按班级将复印件送档案馆,以便投递毕业生档案。

      3.无就业协议或就业方案确定后再签定就业协议的同学,由院系向档案馆提供名册,学生本人于毕业离校前两周来档案馆办理有关手续。

      4.因读第二专业或缓毕业的学生名册,教务处应在学生毕业两周前将名册送档案馆,并通知学生本人于毕业前两周来档案馆办理有关手续。

      5.需改派的学生,校就业办应在学生毕业前两周通知档案馆,学生本人应在毕业前两周到档案馆办理档案暂留手续。

      6.改派学生需持改派的就业协议和报到证到档案馆办理档案改投手续。

      7.凡缓寄档案及退档的学生,需持接收单位的调档函、报到证到档案馆办理档案的转递手续。

      8.毕业生在毕业派遣后,三个月之内查实本人档案是否到单位,如果未到请及时与档案馆联系(联系电话:65120508);毕业三个月后再查询其档案去向,需办理有关查询手续。

      9.遗留档案应作好遗留原因记载;变更档案作好变更原因记载。

      三、学生档案的内容

      高中阶段的材料;高校毕业生登记表;学籍材料;体检表;派遣证;入党入团材料;政审材料;履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历材料;奖励材料;处分材料;其他有关材料。

      四、凡学生档案管理工作制度未涉及到的问题,由档案馆学生档案室负责咨询。

      本制度从200251日起试行。