信息名称: 重庆大学声像档案收集整理实施细则 发布机构: 校长办公室
生成日期: 2009-04-20 信息类别: 图书档案

      重庆大学声像档案收集整理实施细则

      声像档案是指教学、科研、管理活动中直接形成的以影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录,包括照片、录音、录像等。声像档案是学校档案的重要组成部分,能生动、形象地再现学校教学、科研、管理等工作的情况,真实地反映学校发展变化,和文字档案一样,具有工作查考、历史凭证和宣传教育等作用。

      为了做好我校声像档案的收集归档工作,根据《中华人民共和国档案法》等档案管理法规、规范和《重庆大学档案管理规定》,特制定本实施细则。

      一、声像档案的收集范围

      凡是反映学校或本单位工作活动、具有查考利用价值的声像材料均属于收集范围。具体包括以下方面:

      (一)重要会议的照片、录音和录像

      1. 党代会、教代会、团代会等重大会议摄录材料

      2. 学校各项工作会议(较重要的)摄录材料

      (二)重大活动的照片、录音和录像

      1. 上级领导来校视察活动摄录材料

      2. 校庆活动摄录材料

      3. 节日纪念活动、文娱活动及体育运动会(较重要的)摄录材料

      4. 兄弟院校来校参观的(较重要的)摄录材料

      5. 建筑奠基、落成典礼摄录材料

      6. 机构成立的活动场景

      (三)外事活动的照片、录音和录像

      1. 国际学术交流活动场景

      2. 出访外国活动照片

      3. 外国友人来访照片

      4. 外籍教师及留学生的工作、学习、生活场景

      (四)教学科研活动的照片、录音和录像

      1. 开学、军训、毕业典礼活动场面及研究生答辩场景

      2. 各类科研、学术会议和学生交流会(较重要的)摄录材料

      3. 教学研究、改革、教学评估等工作场景

      4. 国内外有影响的教授、专家来校访问的摄录材料

      5. 学生社团活动、竞赛、演讲场景(较重要的)

      6.本校编制的声像出版物以及供校内使用的专题教学片

      (五) 重要人物照片、纪念性集体合影

      1. 上级领导来校活动人物照片

      2. 学校领导、教授的工作、生活照片

      3. 毕业师生合影

      4. 会议代表合影(较重要的)

      5. 领导人物合影

      6. 党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影

      7. 各类纪念性集体合影(较重要的)

      (六)校园景物和风光的照片、录像

      1. 校园风景照片、录像

      2. 各类建筑物照片

      3. 旧房拆除及新建建筑物的施工现场照片

      (七)重大事件、事故的照片、录像

      1. 学校发生的重大事件、事故的照片、录像

      2. 发生的非正常情况和现象的照片、录像

      (八)其他具有保存价值的照片、录音和录像

      二、声像档案的收集归档要求

      1. 归档的声像材料应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

      2. 凡属收集范围的声像材料,拍摄者或承办单位应按本细则规定收集整理,并定期移交学校档案馆,任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

      3. 对反映同一内容的若干材料,应进行筛选,择其主要的材料归档。

      4. 声像与说明应齐全,如有底片应与照片影像一致。

      5. 重大活动形成的声像材料应随同其他载体形式的材料一并移交归档。

      三、声像档案的整理

      (一)照片的整理

      1. 挑选照片

      由于数码相机的普及,各立卷单位在每次重要活动、会议过程中通常都会拍摄大量的数码照片。因此,应挑选有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的照片进行归档,注意归档照片数量的控制。

      2. 冲印照片

      各立卷单位应将所有经挑选后应归档的照片全部送到专门的照片冲印点冲印出一套6吋照片,珍贵的照片可冲印大幅照片。

      3. 填写照片信息

      每张归档的照片都必须在档案管理信息系统中填写著录信息。著录信息包括题名、序号、参见号、摄影时间、摄影者、文字说明、备注、保管期限、密级等项目。

      题名:应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。要避免出现题名不能揭示主题或数个题名雷同等问题。

      序号:各立卷单位将一年内所有的归档照片按形成时间从“1”开始编制流水号。

      参见号:填写与本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号。(立卷单位不清楚可以不填)

      摄影时间:填写照片的拍摄时间,格式为“年--日”(如2008-02-20)。

      摄影者:填写照片拍摄人员的姓名,必要时可加注所在单位。

      文字说明:综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素,概括揭示照片所反映的全部信息。如果题名已能全面反映照片信息,文字说明可从简或省略。亦可标注照片的来源、版权等。

      备注:注释需要补充和说明的情况。

      保管期限:照片档案的保管期限参照《重庆大学档案归档范围及保管期限表》等规定执行。一般只收集保管期限为永久与长期的照片档案,短期不作要求。

      密级:密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》等有关规定执行。

      4. 上传电子照片

      按照《高等学校档案管理办法》,“高等学校应对纸质档案材料和电子材料同步归档”的规定,所有归档数码照片都必须将相应电子照片上传到档案管理信息系统中,其上传方式和普通电子文件上传方式一致。单张数码照片文件分辨率应在1280×960像素以上(采用三百万像素以上),数码照片上传前应统一转换为JPEG格式。照片文件采用照片序号命名。

      5. 照片的入册

      兼职档案员必须在档案管理信息系统中打印出照片芯页,其样式见附录1。芯页采用A4幅面(297mm×210mm)厚中性偏碱性纸张打印。所有归档照片应按序号固定在对应的芯页上,可用双面胶粘贴。最后将照片芯页按照序号顺序排列,末页后加备考表,采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内,照片册内芯页数量一般不超过30页。

      (二)录音、录像的整理

      1. 刻制光盘

      重要活动、会议的录音、录像应经过简单编辑,并转换成统一的格式刻录在一张或几张光盘上。音频文件一般采用MP3格式,视频文件采用MPEG2格式。数据量小于700M时可以采用CD光盘,数据量大时应采用DVD光盘。刻录光盘时应选择“一次性写入”方式。光盘背面应采用油性笔标明光盘的内容。

      2. 填写光盘信息

      归档的每次活动、会议的录音或录像光盘都必须在档案管理信息系统中填写著录信息。著录信息包括题名、序号、参见号、文字说明、录制时间、责任者、光盘数、播放时间、类别、制作人、审核人、制作时间、备注、保管期限、密级等项目。

      录制时间:录音、录像的录制时间。

      责任者:形成录音、录像档案或反映其内容的单位名称。

      光盘数:本次录音、录像一套所含光盘数。

      播放时间:本次录音、录像的播放时间,单位为分。

      类别:填写“视频”或“音频”。

      制作人:制作光盘的人员姓名。

      审核人:负责检查光盘质量的人员姓名。

      制作时间:制作光盘的时间。

      其他项目的填写参考照片信息的填写。

      3. 光盘的入册

      兼职档案员必须在档案管理信息系统中打印出光盘芯页,其样式见附录2。芯页采用A4幅面(297mm×210mm)厚中性偏碱性纸张打印。所有归档光盘应装在光盘软袋中,并按序号固定在对应的芯页上,可用双面胶粘贴。最后将光盘芯页按照序号顺序排列,末页后加备考表,采用“三孔一线”法装订入光盘册卷皮内,光盘册内芯页数量一般不超过30页。

      四、声像档案的归档

      1. 以上各类应归档的声像资料,由主办单位进行拍摄、收集,并整理归档。主办单位无拍摄条件,委托其它单位或个人代为拍摄的,受委托单位或个人不得将拍摄材料据为己有,应移交给主办单位,主办单位应注意资料收集,并整理归档。

      2. 归档时间:每年6月底前将声像档案随其他各类档案一并移交学校档案馆。不受归档时间限制,重大活动或重大事件形成的声像档案,工作结束后一个月内收集归档。

      五、本细则从公布之日起开始实施,由校档案馆负责解释。

      附录:1.照片芯页样式

      (贴照片处)

      题名:

      档号: 参见号:

      摄影时间: 摄影者:

      文字说明:

      附录2:光盘芯页样式

      (贴光盘袋处)

      题名:

      档号: 参见号: 录制时间:

      责任者: 光盘数: 播放时间:

      类别: 制作人: 制作时间:

      审核人:

      文字说明: