信息名称: 重庆大学人事档案管理实施办法 发布机构: 校长办公室
生成日期: 2008-05-05 信息类别: 图书档案

      重庆大学人事档案管理实施办法

      (重大校〔2008185号)

      第一章 总则

      第一条 为了加强我校干部人事档案工作,建立干部人事档案审核工作的长效机制,有效地保护和利用档案,使干部人事档案更好地为组织人事工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》及中共中央组织部《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《干部档案整理工作细则》、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》、《关于进一步规范中管干部档案查借阅工作的通知》、《关于印发< 新任中管干部档案接收标准>的通知》和《教育部办公厅关于转发中组部办公厅< 关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知>的通知》等文件精神,结合我校实际制定本办法。

      第二条 人事档案工作是学校组织、人事工作的一个重要环节,也是学校档案工作的重要组成部分。为了实现科学化、专业化管理,教职工人事档案由学校分管档案工作的领导统一领导,由学校档案馆负责集中统一管理,由馆长具体分管人事档案工作,其职责是按一定的管理权限管理全校各级各类教职工的人事档案。

      第三条 人事档案是指学校组织、人事等有关部门按照党和国家有关规定,在工作中形成的记载干部任免、个人履历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,并经组织审查或认可的反映个人成长经历和德才表现的凭证和依据,是组织上全面地考察了解和选拔使用干部的依据。

      第四条 人事档案工作具有较强的保密性,其档案管理人员由具有较强的政治思想素质和业务素质的中共党员干部担任,必须贯彻执行党和国家有关档案保密法规和制度,坚持人事档案的真实性、完整性、机密性,严密保管,确保教职工档案的完整与安全。

      第二章 档案材料的收集与归档

      第五条 归档材料的范围

      干部人事档案材料的收集归档,要本着实事求是的原则,着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案,有效地为干部人事工作服务,为人事决策工作服务,为社会主义现代化建设服务。归档材料的范围如下:

      1.组织、人事工作中形成的履历表、简历表,个人简历材料,教职工和学生登记表等材料;

      2.组织布置填写的自传和属于自传性质的材料;

      3.考察、考核干部工作中形成的有关材料,如民主评议干部的综合材料、组织考察材料、定期考核材料、鉴定材料、后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料;

      4.审计工作中形成的有关材料,主要涉及干部个人经过经济责任审计的审计报告和相应的审计意见材料,离任审计考核材料;

      5.学习、进修中形成的有关材料,如国民教育、成人教育(大中专)、党校等院校学生(学员)登记表、考生登记表、政审表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、选拔留学生审查登记表、出国进修审查登记表、出国留学或进修期间形成的学习成绩、学历学位材料,培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业),博士后研究人员工作期满登记表等材料;

      6.评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料,如评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务有关材料和工人技术考核工作中形成的技术工人培训考核表等材料;

      7.专业成果材料,如创造发明、科研成果鉴定材料,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等材料的目录;

      8.政审工作中形成的材料,如调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料,作为结论依据的调查证明、证据材料,甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料,入党、入团、参军、考学、出国等政审材料;

      9.更改姓名、民族、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间的个人申请、组织审查意见、上级批复,以及批复所依据的证明等材料;

      10.党、团组织建设工作中形成的有关材料,如中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料、党员登记表、民主评议党员的组织意见登记表、整党工作中不予登记的决定和组织意见、民主评议认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料、取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书)、退党材料,共青团入团志愿书、申请书,团员登记表,退团材料,加入民主党派的有关材料;

      11.表彰、奖励活动中形成的有关材料,如劳动模范,省级及其以上先进工作者,有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖,省级及其以上优秀党务工作者、优秀党团员等审批(呈报)表和先进事迹材料,省级及其以上立功、受勋、嘉奖、通报表扬等材料,以及在其他工作中形成的表彰材料;

      12.纪律检查监察机关、公安机关、法院、检察院、行政管理以及校内各二级党组织、二级单位等部门在工作中形成的有关材料,如处分决定、免予处分的意见、上级批复、调查(核实)报告,本人检查交待、对处分决定的意见,撤销处分的有关材料,通报批评材料,法院判决书,检察院不起诉书,行政管理部门行政处罚决定书,复查甄别报告、决定(结论)、上级批复等;

      13.干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料,如干部任免审批表(包括所附的考察表现情况材料),干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料,公务员过渡登记表,军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定,定级材料、退(离)休审批表等材料;

      14.考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料,如报考登记表、录用审批表、聘用审批表、聘用合同书,政审结论和有关证明材料,考核考察材料,续聘、解聘和辞退材料,辞职审批材料等;

      15.办理工资、待遇等工作中形成的材料,如转正定级审批表、各种工资变动审批登记表、提职晋级和奖励工资审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的审批表、批复材料等;

      16.办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料,如出国(出境)审批表、出国(出境)备案表等材料;

      17.党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料,如代表登记表、委员简历、政绩材料等;

      18.健康检查和处理工伤事故工作中形成的有备考价值的有关材料,如有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料;

      19.其他对考察了解使用干部有参与价值的材料。

      第六条 中管、部管干部档案材料归档范围

      我校中管、部管干部档案材料由组织部、人事处负责收集,归入正本的材料送中组部或教育部归档,归入副本的材料移交档案馆归档。归档材料在第五条归档范围的基础上,我校中管、部管干部档案必须归入以下材料:

      11999年以前参加工作的,须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》;1999年以后参加工作的,须有1999年版《干部履历表》。

      21991年以来担任副局级以上职务的,须有干部任前考察(表现情况)材料。

      3.进行过经济责任审计的,须有相应的任期经济责任审计结果材料。

      41997年以来的《年度考核登记表》须齐全,或在档案中有相应记载。

      5.大专以上学历材料须齐全,其中:

      1)大学本、专科学历、学位:1997年以前入学的,须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表;1997年以后入学的,须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学士学位的材料。

      2)硕士、博士研究生学历、学位:须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料。参加硕士研究生单独考试的,还须有专家推荐表。

      3)同等学力申请硕士、博士学位:须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料。1996年后授予学位的,还须有参加国家组织的英语水平考试成绩合格证书复印件;1998年后授予学位的,还须有参加国家组织的英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件。

      4)党校学历:须有学员成绩表、毕业论文评审答辩情况表、毕业学员登记(鉴定)表或党校学历证明。

      5)国(境)外学历、学位:须有国(境)外学校出具的学历、学位证书。2000年以后获得的国(境)外学历学位,还须有教育部留学服务中心出具的认证材料。

      6)其他学历、学位:须有教育部规定的相关材料。

      61997年以来参加二个月以上理论、专业、技能等培训的,须有相应的培训材料。

      7.评(聘)、晋升中级以上专业技术职称(职务)的,须有相应的申报表、审批表或证书复印件。

      8.通过全国统一考试取得专业技术职(执)业资格证书的,须有相应的专业技术资格考试申报(登记)表或证书复印件。

      9.更改出生日期的,须有上级批复、相关调查及证明材料等。

      10.更改参加工作时间的,须有上级批复或确认其参加工作时间的材料。

      11.中共党员,须有《中国共产党入党志愿书》,1985年以前入党的须有1985年《中国共产党党员登记表》,参加过1990年党员登记的还须有1990年《中国共产党党员登记表》。缺少《中国共产党入党志愿书》的,须按规定重新填写归档。因出国留学或出国定居而停止党籍,回国后经批准恢复组织生活(党籍)的,须有被批准恢复组织生活(党籍)的有关审批材料。

      民主党派党员,须有相应的入党材料。

      12.获得省部级以上奖励的,须有相应的奖励材料。

      13.任副处级以上职务后受过处分的,须有处分决定(包括免予处分的决定)材料;受开除以外的行政处分的,解除处分后,还须有解除处分的材料。

      141993年以后的工资材料应齐全,或在《工资变动登记表》中有相应记载。

      15.任副处级以上职务的,须有《干部任免呈报表》或《干部任免审批表》。

      16.参加过公务员登记的,须有《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》。20083月以后从其他单位调任机关或参照公务员法管理机关非中管职务的,须有《公务员调任审批(备案)表》。

      第七条 不属于归档材料的范围

      1.内容不全、不完整的材料,如一份材料残缺(页数不全)不齐、头尾不清、时间不明、张冠李戴的材料;

      2.手续不完备、不规范的材料;

      3.用纸或书写不符合归档要求的材料(退回处理后归档);

      4.招工、提干、升学、入党等群众评议的发言记录、谈话记录;

      5.论文、著作、译著,技术报告、技术总结、情报、技术动态、技术设计与图纸、实习报告、教学改革论述、答辩记录等;

      6.试卷、准考证、入学通知、作业、毕业设计、学生证、毕业(结业、肄业)证等;

      7.信封、函调证明材料信、调查提纲、调查证明材料信、工资介绍信、行政介绍信、党员介绍信等;

      8.未转正的预备党员《入党志愿书》,要求入党的思想汇报、学习汇报,批准入党前的组织谈话记录、群众座谈会记录、小组、支部会议讨论记录等材料;

      9.单位集体立功授奖的事迹材料、呈报审批表等材料;

      10.属于个人保管的材料,如毕业、结业证书,奖状、聘书、私人信件、日记等。

      第八条 校内各有关部门负责收集归档的职责范围

      1.组织部负责收集归档的范围:干部任免工作中形成的审批和考察材料,中层以上干部考核与鉴定材料,党组织建设中形成的入党志愿书、申请书、党员登记表、更改入党时间等材料,民主评议党员和政审等工作中形成的有关材料,省级及其以上党校学习、干部培训班学习结业成绩登记表、学习鉴定,党内表彰奖励活动中形成的省级及其以上优秀党员、优秀党务工作者审批表,先进事迹材料、通报表扬等有关材料,党代会选举结果的上级批复。

      2.人事处负责收集归档的范围:在人事工作中形成的履历表、简历表,各类人员登记表等材料;年度考核工作中形成的考核登记表;评审专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的任职资格审批表;更改姓名、民族、参加革命工作时间等工作中形成的个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等有关材料;教职工奖励工作中形成的优秀教师、优秀专业技术工作者登记表等材料,教职工惩处工作中形成的处分决定、撤销或解除处分等有关材料,校内各二级单位在权限范围内形成的行政处分和撤销或解除处分等材料归口由人事处负责收集归档;一般行政职务评聘审批表;招工、招干、聘干工作中形成的招干登记表、录用审批表、考察材料、聘用合同书,续聘、解聘和辞退、辞职、除名决定等有关材料;办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表,享受专家特殊津贴的呈报表,解决各种待遇问题的审批表,上级批复等有关材料;办理出国政审中形成的有关材料,选拔出国留学生审批表,出国人员审批表等材料;办理退(离)休手续的审批表或通知单;在师资培养等工作中形成的培训、进修班登记表、毕业(结业)登记表、学习鉴定等材料;其它可供组织参考的材料,如有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级等有关材料。

      3.统战部负责收集归档的范围:加入民主党派、民主党派代表会议的登记表、人大代表和政协委员登记表、民主党派机关任职、政治安排任职等有关材料。

      4.纪委办监察处负责收集归档的范围:在纪律检查、监察工作中形成的违反党纪、政纪的处分材料,本人检查、交待材料,通报批评及撤销或解除处分的决定等有关材料。校内各二级党组织在权限范围内形成的党内处分、撤销或解除处分等材料归口由纪委办监察处负责收集归档。

      5.审计处负责收集归档的范围:在审计工作中形成的主要涉及干部个人经济责任审计的审计结论性报告和相应的审计意见材料。

      6.科技处、社科处负责收集归档的范围:干部个人的职务发明创造、科研成果鉴定项目清单,个人获科技奖励证书复印件,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

      7.宣传部负责收集归档的范围:干部普法教育考试成绩单、合格证等材料。

      8、教务处、研究生院、继续教育学院负责收集归档的范围:本专科学生的考生登记表、政审表、学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表;成教学生新生录取登记表、学籍及成绩表、毕业生登记表等材料;研究生报考研究生登记表、研究生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学位的材料,或具有包含相关项目内容的有关材料。

      9.工会负责收集归档的范围: 校教代会、职代会选举结果的批复、教职工被省级及以上工会选为代表的有关材料,被评为省级及以上劳模、省级及以上工会系统先进个人的有关材料。

      10.团委负责收集归档的范围: 在团组织工作中形成的入团志愿书、入团申请书和优秀团员登记表、优秀团干部登记表、先进事迹材料、更改入团时间的材料。

      11.学校其他各二级单位和二级党组织都应建立健全送交人事档案材料归档的制度,根据工作职能归口分别由组织部、人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料。在材料形成后,分别经组织、人事部门审查签章后送交档案馆归档。学生在校期间形成的归档材料,由各院学生办公室统一收集保管,学生毕业时统一装袋投递。

      第九条 人事档案材料的归档时间

      为了实现人事档案管理工作规范化、常态化,归档时间确定为:职称晋升、干部任免审批表、退休人员审批表、工资变动审批表等档案材料,每年两次归档,上半年形成的材料当年9月底之前移交档案馆,下半年形成的材料于次年3月底之前移交归档;死亡人员通知单,于当年12月底之前移交档案馆;调离学校人员的工资变动、职称晋升等归档材料,在调离之前移交档案馆;纪检监察、审计、统战、培训、学历教育、表彰、入党入团等其他工作中形成的应归档材料,在材料形成后一个月内移交档案馆。

      第十条 归档材料的鉴别

      形成材料和审核材料的部门,在移交归档前应对材料进行审核鉴别:按归档范围判定材料是否属于应归入人事档案的内容,按干部管理和档案审核有关规定审核材料是否手续完备、审查材料内容是否齐全、完整。鉴别中发现有问题的材料不得归入人事档案,在完备相关手续、完善材料内容后归档。

      第十一条 归档材料的要求

      1.形成材料的单位和部门要增强档案意识,充分认识人事档案材料归档工作的重要性,熟悉收集归档工作的各项规定,保证档案材料的质量,维护档案材料的真实性。

      2.归档材料按照工作职能和归档职责,由各职能部门审核备案并按干部管理权限加盖公章后方可移交归档。档案馆发现不符合归档要求应及时通知形成材料部门补办手续,有关责任部门应按规范要求补充完善。

      3.归档的材料必须是办理完毕的正式材料,且齐全、真实、文字清楚,对象明确,有承办单位或个人署名,有材料形成日期。组织上形成的材料,如奖惩、鉴定、晋升、任免、录用及各种审批表等,必须注明批准机关、材料形成和审批的时间、文号等,并加盖公章;个人填写的履历材料和属于按规定应与本人见面的材料须有本人签字。

      4.归档材料上的姓名必须与户口簿、身份证上的姓名保持一致,不得使用同音字或不规范的简化字。有曾用名的要求本人在相应栏注明,需要签字的地方必须签字。学籍档案中有重名的,要求各学院注明其学号、籍贯和性别,以免装错材料。

      5.归档的毕业生成绩单以及补考成绩必须加盖学院公章,要求字迹清楚。对于肄业学生,各学院领导应当在“组织意见”栏加以说明,并在高校毕业生登记表封面上注明、加盖公章。

      6.在国外、境外取得的学历应当有教育部学位认证机构的认证,留学成绩、证书复印件归档时要求既有原件复印件也有翻译件,经院(系)和人事处核实签字、加盖公章后归档。

      7.移交归档必须严格登记、移交手续,各归档部门认真填写“归档材料登记表”,与档案馆人事档案管理人员逐一核对归档材料后双方签字,方可移交归档。对涉及全校教职工的批量大的归档材料应有工资号,或用铅笔加注工资号,以免装错材料。

      8.干部人事档案材料的载体按规定使用16开(27cm×20cm)规格的办公用纸,材料左边应留出22.5厘米装订边,其他三边亦应留出2厘米空白。文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

      第十一条 中管、部管干部归档材料的要求

      干部档案材料必须是办理完毕的正式归档材料,其填写必须规范,手续必须完备。

      1.凡规定由组织审查盖章的归档材料,须有组织印章;审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字,本人见面后未签字的应由组织注明。

      2.中央组织部制发的1999年版《干部履历表》应逐项填写,所填信息真实准确,须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。

      31997年以来的《干部任免审批表》应按规定逐项填写,注明任免职务的批准机关、批准时间和文号,加盖组织印章。

      41997年以来的干部考察材料须有形成材料的单位(或考察人)和时间。

      5.归档材料一般不得使用复制件。证书、全国统考科目成绩单等特殊情况需用复制件存档的,须在复制件上注明出处、复制时间,并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织(人事)部门印章。

      第三章 档案材料的分类与整理

      第十二条 对归档的材料,必须按照中央组织部《干部档案工作条例》中关于正本、副本十类内容的划分进行分类。干部档案正本,由历史地、全面地反映干部情况的材料构成:第一类,履历材料;第二类,自传及属于自传性质的材料;第三类,鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料;第四类,学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料;第五类,政审材料;第六类,加入党团的材料;第七类,奖励(包括科技和业务奖励)材料;第八类,干部违反党纪、政纪、国法等材料;第九类,工资、定级、待遇审批材料,干部任免、录用、聘用审批材料,退()休审批表,军衔、军队专业审批材料,出国、出境审批材料,党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表;第十类,其他可供组织参考有保存价值的材料。

      第十三条 我校中管干部、部管干部档案正本由干部主管部门保管,副本由本校保管。干部档案副本内容是由正本的以下类别主要材料的重复件或复印件构成:第一类的近期履历材料;第三类的主要鉴定,干部考核材料;第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料;第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;第七类的奖励材料;第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。其他类别如有重复的材料,也可归入副本。

      第十四条 归档材料必须按照中央组织部《干部档案整理工作细则》的规定进行整理:

      1.目录清楚,制作目录要字迹工整、无粘贴涂改,目录与材料相符,填写材料形成时间无误,材料份数和页码计算准确;

      2.加工合理,对破损、卷角、折皱和大于或小于16开的材料进行裱糊、压平、折叠和裁剪,拆除档案材料中的金属物,档案材料尽量使用缝纫机进行技术加工;

      3.装订整齐(左、右、下三边齐、上边相对齐),档案材料装订要表面平整、无脱页漏装、无损坏文字的材料;

      4.档案装具必须使用中央组织部规定标准的人事档案卷盒,在卷皮上书写档案人姓名、档案号等信息;

      5.人事档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查,经验收合格后,方能入库;

      6.干部人事档案按个人工资号进行排放,以便档案材料归卷和查阅。

      第十五条 中管、部管干部档案要经过科学整理。做到分类准确,按照材料的主要内容或用途确定类别;排列有序,材料层次分明、条目清晰、体系完整;目录清楚,逐份逐项准确填写、无粘贴涂改;编号正确,材料类序号和页码如实填写;装订整齐,无乱孔、无脱页、无损坏文字。使用中央组织部规定新型干部档案卷夹,卷夹规格为28×20.5×3.5cm

      第四章 人事档案的查阅与利用

      第十六条 查阅利用人事档案的范围

      (一)以下情形可以查阅利用人事档案

      1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、离退休、奖惩、入党入团、出国(境)、工资、福利待遇、治丧等工作需要;

      2.公安机关、检察院、法院、国家安全部门、纪检检察部门,因业务工作需要可以查阅干部档案。公证处、法律顾问可以查阅干部档案的履历、自传部分;

      3.编写校史、地方志、撰写人物传记等,确因工作需要,经批准后,只能查阅干部履历、自传等有关材料;

      4.与他人案件有密切关系,而该干部已经死亡或因病不能口述和书写,无法直接提供情况以及其他特殊原因,需查阅其档案取得证明材料的,可提供组织查阅;

      5.教职工子女、亲属因入党、入团、升学、招工、参军等政审需要,一般只提供其父母及其亲属的政治面貌、现任职务以及相关的内容。

      (二)以下情形不能查阅利用人事档案

      1.任何个人不得查阅本人及其亲属的档案;

      2.上述查阅利用范围之外的其他情形,原则上不得查阅人事档案;

      3.除专门工作需要和有专门规定之外,一般情况下,下级不得查阅上级领导的档案。

      第十七条 查阅利用人事档案的审批手续

      1.组织委派查阅人事档案的人员,必须同时是两名中共正式党员干部;

      2.查阅利用干部档案,查阅单位必须填写《查阅干部档案审批表》,按照干部管理权限办理审批手续;

      3.校内各单位查阅本单位人员的档案应由校内二级党组织或校部机关、直属单位,按批准权限,凭领导签字的审批表查阅;

      4.校外单位查阅人事档案,应事先联系,征得同意后,凭单位介绍信和查阅者工作证,填写《查阅干部档案审批表》,在组织、人事部门或者司法、国家安全、纪检监察的校内对口职能部门办理查阅审批手续后查阅相关内容。

      第十八条 查阅人事档案的要求 

      1.查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁在档案材料上涂改、圈画、作标记、加批语,严禁抽取、撤换、污损材料,查阅者不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。违者将视情节轻重,予以批评教育、纪律处分,直至依照《中华人民共和国档案法》进行处理;

      2.阅档人员只能在查阅室阅档,任何人不得用电话询问档案内的一切内容;

      3.因工作需要对档案内容进行摘录、拍摄、复制的,必须经主管部门审批办理登记手续后实施,未经批准不得自制干部人事档案材料;

      4.凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由档案馆办理,有关材料应认真核实内容,并签署意见、加盖“重庆大学人事档案证明章”。

      第十九条 借用人事档案的规定

      1.人事档案原则上不得借出档案馆,确因工作需要借用时要说明理由,必须经档案馆负责人批准并严格办理登记手续;

      2.借用档案必须保证档案安全,专人保管,严格保密,不得擅自转借他人,无关人员不得翻阅,更不得将档案交干部本人或亲属翻阅;

      3.特殊情况经批准借出的档案,借出时间不得超过五个工作日,档案馆应及时催收;

      4.如需延长借用期,应在未到期前办理续借手续;

      5.档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细清点,检查无误后方可注销。

      第二十条 中管、部管干部档案查借阅规范

      查借阅中管、部管干部档案,必须按要求分别填写《中管干部档案查借阅审批表》、《部管干部查借阅审批表》,由校党委主要负责人签字,盖党委印章,在上级主管部门批准的期限内查借阅。查借阅人员必须政治意识强、了解干部档案查借阅制度,遵守查阅纪律,必须两人以上且系中共党员和处级以上干部。

      第五章 人事档案的保管与保护

      第二十一条 档案馆对归档的干部人事档案材料鉴别登记后,要及时装入本人档案袋(盒)内,添加归档的散材料一般每两年集中装订整理一次;

      第二十二条 档案馆对所管人事档案,应逐个编号登记,对新调入人员的档案进库要及时登记,对调出人员的档案出库要及时注销,做到检查核对常态化,发现问题及时解决。

      第二十三条 为确保人事档案的安全,档案必须存放在专用档案库房中,严禁任何个人私自保存人事档案;

      第二十四条 加强人事档案的保护,库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防强光、防高温等设施和安全措施应经常检查,保持库内的清洁和适宜的温、湿度,严禁烟、火,严禁无关人员进入档案库房,按照中组部目标管理的要求做到“四室分开”,即库房、办公室、阅档室和整理装订室按功能要求布局。

      第六章 人事档案的传递

      第二十五条 组织部、人事处与档案馆应建立经常的联系制度,及时通报教职工的工作单位变化情况,在教职工工作调动离校后,应及时将其人事档案转出。转出的干部人事档案必须完整齐全,转档前有关部门应及时将本人现实表现、体检表或技术档案移交档案馆随档转出;

      第二十六条 人事档案转递,应当按统一规定的“转递干部人事档案材料通知单”的项目详细登记,严密包封,必须通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交本人自带;

      第二十七条 档案馆应建立人事档案转递登记制度。进出的档案须严格手续,逐一登记。人事档案转出逾一个月,档案回执未退回的,转出单位应与对方单位联系催收,以防档案丢失。对外单位转入的不知下落的档案,应及时查清干部下落或退回原转出单位,以免产生新的“无头档案”。

      第二十八条 学校教职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等,档案馆在未收到人事处档案转递通知单之前,其档案属滞留档案仍由档案馆保管。从处理决定下达之日算起,按有关规定收取档案保管费。

      第二十九条 中管、部管干部档案的转递。新任中管干部档案正本,应在正式任职2个月内将其档案正本及档案目录(excel格式电子版)分别报送中组织信息管理中心;新任部管干部档案正本,应在任职后一个月内送教育部人事司管理。部管干部按教育部“教人厅[2006]4号”文件的要求,不再担任现职的领导干部人事档案转由学校管理。

      第七章 附则

      第三十条 本办法由学校主管干部档案工作的档案馆负责解释。

      第三十一条 本办法自学校批准之日起执行,校内有关单位、部门应积极配合,加强协作,共同做好我校干部、人事档案管理工作,充分发挥干部人事档案为组织、人事管理工作服务的有效作用。

      附件:

      查阅干部档案审批表

                  查档顺序

      项 目

      政治面貌

      被查

      阅人

      查阅人

      查阅

      单位

      审批

      意见

      负责人签字:

           (盖公章)           

               年

      主管

      部门

      审批

      意见

                          负责人签字:

                            年  月  日

      注意

      事项

      1、任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案;

      2、查阅时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;

      3、查阅者应严守国家机密,不准向外泄露档案内容。

      1、按照干部管理权限办理此表,超越权限的,应由上级主管部门领导同意并签字;

      2、“查阅内容”包括了解哪些内容、需否摘录和复印等,应在表内写明;

      3、“审查意见”由所在单位分管领导签字同意并加盖单位公章;

      4、“审批意见”由档案馆领导签字同意并签名。