信息名称: 重庆大学档案管理规定 发布机构: 校长办公室
生成日期: 2003-04-21 信息类别: 图书档案

      重庆大学档案管理规定

      第一章 总则

      第一条 为了加强学校档案工作,充分发挥档案的作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章,制订本规定。

      第二条 学校档案工作贯彻党的十六大精神,全面贯彻“三个代表”的重要思想,坚持把为中国特色社会主义事业服务作为档案工作的生命线,坚持把全面履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能作为完善档案工作管理体制的核心,坚持把服务机制创新作为激发档案工作活力的关键,坚持把全面加强国家档案资源建设作为档案事业可持续发展的基础,坚持把推进档案科教作为振兴档案事业的手段,坚持把依法管理作为发展档案事业的保障。

      第三条 学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

      第四条 学校档案工作是学校工作的组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。学校党政领导及各单位领导应把档案工作纳入本单位计划和工作的议事日程,加强领导和管理,并纳入有关人员的职责范围,作为考核干部和检查工作的重要内容之一,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

      第五条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。学校各种门类,不同载体的档案必须实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

      第二章 档案工作体制与任务

      第六条 学校档案工作接受国家教育部及重庆市教委和有关业务主管部门的领导,同时接受国家档案局、重庆市档案局的指导、监督和检查。

      第七条 学校加强对档案工作的领导,在校长统一领导下做好档案工作,确定一名副校长分管,为档案事业的不断发展提供保证。学校设立档案馆,指导学校文件资料的形成、积累和归档工作,统一管理学校的档案,监督、指导学校所属机构的档案工作。

      第八条 校档案馆是学校档案工作的职能管理部门。同时,它又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

      第九条 各院、部、处、馆、中心等立卷部门有一名负责人分管本单位的档案工作,并由一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

      第十条 学校档案工作要不断总结经验,努力探索新形势下做好档案工作的内在规律,与时俱进,不断探索档案工作发展的新路子,档案服务领域要有新拓展,档案服务思路要有新突破,档案服务条件要有新改进。

      第十一条 学校档案馆的基本任务是:

      1.受学校委托,组织起草学校档案工作文件,档案事业发展规划、工作计划等;

      2.制定学校档案工作规章、办法和制度,监督、指导、检查执行情况;

      3.负责建立健全学校档案工作网络和对全校专(兼)职档案工作人员进行业务培训;

      4.负责接收(征集)、整理、分类、保管、鉴定和统计全校各类档案及有关资料,指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作;

      5.编辑档案参考资料,编制档案检索工具,积极开展档案信息资源开发,做好档案管理现代化工作,在做好纸质档案归档、保管、提供利用的基础上,按学校整体规划,逐步完成数字化档案馆建设;

      6.开展档案的开放、利用和服务工作;

      7.开展档案学术研究和交流活动;

      8.开展档案宣传工作和利用者教育活动,增强师生的档案意识;

      9.进行档案编研工作;

      10.严格执行保密制度,加强库房的科学管理,确保档案的完整、安全与系统;

      11.完成学校领导交办的其它任务。

      第十二条 各院、部、处、馆、中心等各归档部门档案工作的基本任务是:

      1.按照学校的有关规定做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作;

      2.按照归档范围、要求,每年六月底前将上年档案材料按时归档;

      3.各部门兼职档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护本系统、本单位档案的完整与安全,努力学习档案专业知识,积极参加岗位培训,不断提高自己的档案业务和现代化管理水平。

      第十三条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,在条件具备时设立部门档案分室管理。分室是档案馆的分支机构,受档案馆和业务主管部门双重领导,须每年向学校档案馆交送档案目录,并按规定向档案馆移交永久保存的档案。

      第三章 文件材料的归档、移交和接收工作

      第十四条 各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存,并督促有关人员认真做好归档工作。

      第十五条 各部门把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按《重庆大学档案立卷工作的内容和方法》的要求,整理、组卷、装订后向档案馆移交。档案馆负责业务指导及档案的检查、验收。

      第十六条 各类文件材料的归档范围和保管期限,按《重庆大学档案归档范围和保管期限表》执行。

      第十七条 部门立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档;其余按职能部门分工,负责相应门类档案的立卷归档。涉及多个部门的文件材料,由主办部门归档。

      第十八条 归档时间和手续

      1.党政、教学、外事、出版、声像等门类档案以及科研、设备、基建、财会等门类档案的管理性文件材料,按自然年度,在次年六月底以前归档;

      2.科研、设备、基建、产品等项目文件材料在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;

      3.财会档案中的会计帐册和工资清册等会计核算材料,由财务部门保管三年期满后再移交档案馆归档;

      4.学生档案在学生进校后三个月内归档;

      5.随时接收上级规定应接收的档案;

      6.接收档案必须履行移交手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方必须签名。

      第十九条 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。对向学校档案部门捐赠档案的个人,学校予以奖励。

      第四章 档案的管理

      第二十条 校档案馆对档案进行分类、编号和排列。分类方法按《重庆大学档案实体分类方案》执行。

      第二十一条 学校对保管期限已满的档案按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

      第二十二条 档案馆应有专人负责下列统计工作:

      1.档案的收进和移出,全宗和案卷数量,档案的利用、销毁等有关数据;

      2.按照有关规定,向上级部门报送档案工作基本情况统计表。

      第二十三条 档案馆应建立和健全库房管理的规章制度,配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体等设施,控制和记录库房温湿度。研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制,以确保档案的安全与完整。

      第二十四条 档案馆对所存档案和资料的保管情况,每年进行一次检查,遇有特殊情况应立即向校领导报告,及时处理。

      第二十五条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分。档案馆是校园计算机网络建设涉及的机构之一,档案计算机管理系统作为学校信息系统的子系统,要进一步提高开发和利用档案信息资源的能力,以实现档案信息资源共享。

      第二十六条 实行计算机管理档案。各立卷部门应积极推行档案的计算机管理,并按照档案馆统一规定的软、硬件配置建立档案数据库。

      第五章 档案的利用、开放与编研

      第二十七条 档案人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。

      第二十八条 对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。

      第二十九条 档案馆应备有复制设备,为利用者提供方便。凡利用馆藏,均应按规定办理利用手续,并按照国家、重庆市及学校有关规定收费。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学校处理。

      第三十条 加强编研工作,根据需要,有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,积极为学校教学、科研、学科建设与领导决策提供有价值的参考资料。

      第三十一条 开展档案学术研究和交流活动,积极参加本系统、本地区的档案协会活动,提高档案学术水平。

      第六章 考核、奖励与处罚

      第三十二条 学校建立档案工作的考评制度,每两年对各部门的档案工作进行考评,评选先进集体和先进个人。

      第三十三条 学校对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励:

      1.在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面作出显著成绩的;

      2.在档案现代化管理方面作出显著成绩的;

      3.在档案学术研究方面做出重要贡献的;

      4.向学校捐赠重要或珍贵档案的;

      5.同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

      第三十四条 有下列行为之一,按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚或处分:

      1.拒绝向档案机构移交应当归档材料的;

      2.将应归档的材料据为己有的;

      3.对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目仍进行竣工验收、鉴定的;

      4.损毁、丢失或擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案的;

      5.涂改、伪造档案的;

      6.未经批准将档案赠送给外国人的;

      7.明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

      8.档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的;

      9.泄露国家秘密、专利或技术秘密,扩散涉及个人隐私的。

      第七章 附则

      第三十五条 本规定由学校责成档案馆负责解释。

      第三十六条 本规定自200351日起实施。